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小鱼儿学沟通系列之二-引入变化

文/雷蓓蓓

 

上集中,小鱼儿经历了“神雕”的历练,越发的干练自信了。这一回,小鱼儿还将碰到哪些挑战呢?

小鱼儿:新手项目经理一枚

萧峰:“天龙”项目的负责人,开发主管

双儿、小宝:新手程序员

巴泰:“天龙”项目的测试负责人


 新的困境 

话说小鱼儿最近接了一个新的项目,代号“天龙”。“天龙”的负责人萧峰,小鱼儿之前还是打过几番交道的,人倒还好接触,但也谈不上深交。不过经历了上次的事,小鱼儿也学会谨慎了,决心先观察观察再说,毕竟这个项目在他来之前已经运行了一年多了,有它自己的运行方式。他们每个月一次迭代发布,每周开一次集体大会同步各自进展,团队聚起来黑压压坐满一个大会议室,对着一张大表格各自讲最近的进展和问题。开会时气氛很是欢乐,大家都显得无拘无束,时不时会有人插科打诨几句,相互开个玩笑,再看萧峰也一脸和善,随意得让人如沐春风。小鱼儿霎时觉得,这回才真是来对了地方。

可这样的日子没过多久,小鱼儿便开始觉得不对劲了。眼看着距离迭代发布的日期只剩两天了,表格上显示还有几项任务并没有done,周会上本说是这两天就弄好的,小鱼儿只好硬着头皮去问双儿。双儿眨着一双无辜的眼睛支支吾吾说,“我接口上周已经给小宝了,其他的我就不知道了”。于是,小鱼儿索性拉上双儿到小宝那,小宝听明两人的来意,“我前几天调试了下这个有问题,我不是都写在任务里了嘛,调用一个接口十来分钟,这性能也太差了吧”。双儿显然没有注意这个留言,怯怯得望着小鱼儿。 小鱼儿心想现在不是互相埋怨的时候,只得说“那现在怎么处理,还有两天迭代结束,我们还赶得上吗?”。事情发展到后来,萧峰也加入了进来,最后大家敲定先用加缓存的方案来处理,可这么下来再加上测试,两天肯定搞不定,这个迭代做完恐怕是无望了。可奇怪的是,包括萧峰在内,大家都没有提赶不上该怎么办,似乎这根本就不是个问题。

这事以后,为了确保迭代发布万无一失,小鱼儿只好更加仔细地一个一个去问去提醒。每次回想起别人的眼神,总感觉自己脑门上写着两个大字--“监工”,这让小鱼儿很是苦恼,他并不喜欢这种感受,似乎整个迭代的目标都只是压在他一个人的肩头,这让他越来越疲于应对,也隐约觉得团队似乎存在着一些问题。可是,这个困境到底又要怎么解脱呢?


 统一战线 

一个念头瞬间击中了他,“对了,每日站会!”小鱼儿一个鲤鱼打挺从床上蹦了下来。连忙打开电脑,却再一次陷入了沉思,以现在的形势来看,跟团队提出要每天开会??小鱼儿在想象着每个人的反应,“开玩笑??”不是好好的嘛,为什么??“...是啊,whywhywhy,现在缺的就是这个why,可总不能跟大家说为了方便跟进问题吧,那样大家会买账才怪!带着这个想法,小鱼儿这回也着实沉得住气,心想这次我得讲究"策略"。

每周一次的周会时间,萧峰和小鱼儿的问题总是特别的多,似乎只有这一个机会,可以光明正大地去问每个人的进展,于是十几号人一轮下来,不知不觉两个小时过去了。预定的会议室到期了,眼看着被撵出了会议室,可是大家的状态还没有同步完,只得作罢。

会后,小鱼儿叫住了萧峰,经过两周的近距离接触,他对萧峰的行事做派也算有了进一步的了解。于是,小鱼儿开门见山,直接跟他谈起了对目前境况的担忧,“现在我们每周开一次大会,总感觉信息滞后得很,就像X接口,如果我们早发现这里的问题,也不至于现在又大费周章,现在看来这个迭代又有一堆任务要推迟了”,萧峰往前坐了坐,不由得点头表示认同。实际上他也意识到了这个问题,只是在会上当着那么多人的面,一直没好说什么。

小鱼儿猜到几分萧峰的心思,进一步说到“只是开发的问题那倒还算好办,一旦涉及到其他角色,其他模块的支持,事儿就更难办了。我们喊了很久要加强测试,加强运维,可也只是喊喊,喊完之后就没了下文。现在我们产品基本功能已经成型,质量和运维才是重中之重啊”。“是啊”,小鱼儿的话一下子戳中了萧峰的痛点,顿了片刻,他接着说道“可你也都看到了,实在是有些鞭长莫及呀”,只见他眉头紧锁,话语间很是无奈。

小鱼儿心想就等你这句话呢,于是把之前构想的各角色一起开每日站会的想法一股脑倒了出来,双方顿时一拍即合,萧峰觉得这的确是个好办法。考虑到人数众多,他们又一起商议了许久觉得还是有必要分两组来开站会。最后离开时,萧峰又叫住小鱼儿说“我们一开始要不还是两天一次,两个组错开进行吧”,小鱼儿知道萧峰在顾虑些什么,连忙回说刚开始慎重些也是需要的。

与萧峰统一战线之后,小鱼儿信心大增。于是,他立刻找来了几个测试,想聊聊测试这边看怎么分组好。几个人坐定后,当着萧峰的面,小鱼儿几句话便讲明了来意,“现在大家都坐的很近,但是团队中的沟通似乎并不是那么有效,我跟萧峰商量着,考虑引入站会”一句话还没说完,测试巴泰插了进来,“我觉得现在的沟通挺顺畅的啊,有什么问题?”。小鱼儿显然没想到巴泰横插这么一脚,一时卡了壳不知道说什么好。

萧峰见状忙帮着打圆场,“有事就喊两嗓子,沟通起来快是快,可更多时候一件事情喊过往往就没下文了”。小鱼儿感激地望了一眼萧峰,转了个弯接着说“是啊,就比方说,开发改个Bug没改好,测试还等着去测,结果问了一次说在修,结果几天过去没见动静了,说不定开发已经转做其他的了。这个情况我想测试肯定碰到过,但我猜巴泰你也不好意思一次一次去问吧。”其他两个测试点头应和,也说确实有这个麻烦,再看巴泰脸色也缓和了下来。“可我们如果每天站会,花15分钟互相同步下进展,问题不就解决了。测试不需要跟着开发去催,每天站会时他们自己会讲我的进展,如果测试需要开发提前做某个事情,以便安排足够的测试时间,那也容易多了。”看巴泰的反应,小鱼儿知道测试总算搞定了,于是长吐了口气,心里嘀咕还好我脑子转的快。


 因势利导 

这天又到了一周一次的全体大会时间,小鱼儿早早跟萧峰打过招呼,说在周会上请他讲下站会的事儿。小鱼儿按照往常同步完状态,时间已经过去了近两个小时,屋里闷热得很,气氛早已有些焦躁,有人凑在一块窃窃私语,有人低头玩手机,有人双手托腮百无聊赖的坐等结束。小鱼儿顿生感叹,“现在我们每次周会时间好长噢,大家已经在加快速度讲了,这么多人在一轮下来两个小时就没了。”大家早已经开得有些生厌,经小鱼儿这么一挑,乱哄哄纷纷吐起了槽,说有这时间多写两行代码也好的,更有人还自告奋勇得直接给起了建议。

小鱼儿给萧峰递了个眼色,示意他来说两句。于是,萧峰开了腔,将早就讨论好的分组开站会的想法讲给了团队,小鱼儿补充到“我们现在15个人,开一次周会要花费所有人2小时*15=30小时,可如果按照刚才萧峰的提议,每个人每周开两次站会,也就花30分钟,我们能给每一个人节省一个半小时的时间!”大家显然心有所动,有人笑着问道“那以后的周会是不是也不要开了?”萧峰看了眼小鱼儿,“这个嘛,如果一周没有特别需要集体讨论的事项,我看就不开了吧!”小鱼儿点头同意,“以后每周五前,我会收集下大家的议题,像整体目标、用户反馈、BUG分析等涉及到所有人的事情可以有,没的话就默认不开啦!”

看大家的一脸高兴劲,小鱼儿知道已经大功告成,见形势一片大好,顿时心里颇为得意,顺口说到,“我看周围墙上那么多白板,我们开站会时也可以用起来了哎,一边说一边看”。大家显然还没这需求,大多一脸疑惑,有人问道“写些什么呢?JIRA上都有,更新JIRA就好了嘛”,小鱼儿见状,本来准备的种种好处,话到嘴边只得生生给咽了回去,心里也知道自己又心急了。


 如何更好地引入变化 

从小鱼儿的经历出发,在引入变化的过程中,有哪些要素能够帮助我们更好地达成呢?

简单说来,你需要“天时、地利、人和”。

首先,选择合适的时机。孔老夫子有句话叫“学而时习之,不亦乐乎”,我最为认同的一种解释的版本是讲,学习并在合适的时机投入实践,那才是真正的乐趣所在。纵然你学有十八般武艺压身,要想投入实践去引入变化,时机才最重要。早了,大家还没意识到问题;晚了,他们又找到了可以将就的办法,逐渐形成了惯性,并视为理所当然。时机或早或晚,都会让引入变化的阻力得到成倍的放大。什么时候才合适,需要你在观察中耐心等待与发现。

其次,因地制宜,结合团队的实际情况,为团队定制。“天龙”项目中,小鱼儿并没有照搬理论或所谓的“最佳实践”,而是与萧峰讨论后决定分组开站会,每两天轮一次。实践中顺应每个团队的特点,用最适应的方式来做,才能获得好的效果。

最后,因人而异,对不同人要切合不同的痛点去沟通,对方才会买账。在大范围公布并引入变化之前,确保与关键角色都进行过小范围甚至一对一的沟通,最后的效果往往会更好。当然,这一切必须建立在信任的基础上。这个信任不仅仅是对项目经理个人能力的信任,更重要的是,你是否能够站在对方角度舍身处地思考,让对方相信你是在真心为他着想,你是在真正为他解决问题,对方才会愿意打开大门,接受你所带来的变化。

 

 后记 

话说,“天龙”项目组的站会风风火火地开了有个把月了,大家感觉还不错,只是每次会上说完的事,下次来的时候通常就想不起来了。这事发生过几次之后,小鱼儿拉来了一块白板放在会议室里,跟大家说以后我们把需要跟进的事儿写这上面不就好啦。看着萧峰在白板上认真得写跟进事项,擦了写,写了擦,小鱼儿知道又有新一轮的变化在酝酿了!


扩展阅读

“小鱼儿”学沟通系列之一-性格色彩

“小鱼儿”学沟通系列之三-透过现象看本质

“小鱼儿”学沟通系列之四-向上管理

“小鱼儿”学沟通系列之五-走出困境

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