跨部门合作要警惕

“我们自己的进度,怎么着都好管,一涉及到跨部门合作,人不归我们管,太多不可控因素,就是拿他们没办法。”

跨部门合作在一些大项目中很常见,我所在的项目就是个非常典型的跨部门部门合作项目,涉及到前后台技术部门、及多个不同的产品部门等,各部门间依赖很强,项目要推进必须要各个部门通力合作。在过程中我们经历了这样那样的问题,积累了一定的经验。

 

跨部门合作中,如何才能摆脱受制于人的困境?

第一步:君子约定。

在合作前与对方做约定,合约中需要明确合作目标,合作事项、双方各自的责任及进度要求、风险及应对。合约要求以正式的形式,由双方负责人邮件签字(sighoff)确认,公开做出正式的承诺。注意,合作开始时稳定的预期是关键,双方责任及进度要求必须得到明确确认(非口头),不明不白将会给后续工作带来极大隐患。承诺越公开,越正式,日后的约束效力就越大。

第二步:周期检查。

切不要以为合约签完就完事大吉了。我们就曾遇到这样的情况,对方deadline眼看要到了,询问对方才得知这个时间点不可能实现了,原因有很多:工作比想象复杂,甚至是人员请假、离职等等。项目中各种情况都有可能发生,这点无可厚非。及时获知这些风险,甚至是提前预知风险,才能让项目始终可控。

两国之间来往,双方领导人会晤之后,如果合作意向稳固,通常会建立理事会来作为常设机构,持续推进沟通合作。部门间合作也是如此,合作建立之后,需要建立常规的沟通机制来持续推动。比如,项目信息开放共享,每周固定时间双方相关人员交流工作进展、风险情况,做到统一管理。

第三步:明确影响。

即使事先约定并做了周期检查,事情仍然出错了,怎么办?通过周期检查,让我们可以做到及时发现问题。此时,我们需要的就是尽快启动风险应对机制,确定问题处理方案,比如时间延后、增加资源、减少范围等。决议结果要抄送给双方负责人,明确问题对于整体项目的影响,及今后是否要采取预防措施,确保双方做到心中有数,避免再次发生。


总之,跨部门合作需要我们时刻警惕来自各方的问题,付出更多的努力来用心经营维护。

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